ATENCIÓN TELEFÓNICA PARA COLEGIOS ¿HAY ALGUIEN AHÍ?
Consejos para una buena atención telefónica para colegios
Tenemos claro que el desarrollo tecnológico ha hecho posible el aumento en los canales de comunicación entre entidades y usuarios, sin embargo, la llamada telefónica sigue siendo, entre todos, el medio más directo y más espontáneo, y por ello no se debe dejar al azar.
Es conveniente desarrollar un manual o protocolo de actuación para dar una óptima respuesta a cualquier incidencia o solicitud.
La primera regla de oro sería que si o si debe haber una respuesta a cualquier consulta telefónica que los padres generen hacia el colegio, aunque sea automatizada.
Sin embargo esta “automatización” sólo debiese ser utilizada como filtro.
Superado ese filtro entrarán en juego muchos factores: la voz, el tono, el lenguaje, la actitud. Debemos tener en cuenta que a través del teléfono, el interlocutor le está poniendo voz al Colegio y éste debe tener asimilado el respeto a la imagen que queremos que del centro se tenga a los que están al otro lado de la línea. Aún así, identificarse y nombrar el departamento al que corresponde serán básicos en una conversación telefónica para que los padres sepan en todo momento con quien están hablando.
Consejos Útiles:
1.- No dejar que suenen muchos tonos ni dejar en espera la llamada.
“Sonreír” por teléfono.
2.- Trasladar mensajes claros.
3.- Educación ante todo, que se note dónde llaman y mantener las normas de cortesía.
4.- Realizar una escucha activa e incluso tomar notas para dar solución a dudas o consultas.
5.- Si debe esperar, por favor, que ese tiempo sea el mínimo exigido y que como recompensa tenga respuestas a su consulta.
6.- Y siempre una despedida cordial y amable.
Es muy importante resaltar que la vía telefónica es el canal optimo para resolver cuestiones de manera ágil, que no requiere recursos complejos a nivel administrativos, ni validaciones o certificaciones por parte del consultante y deja la sensación de cercanía y dinamismo al tratar sus solicitudes.
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